Por varias razones, la promoción es un factor clave en el éxito de un evento especial. El objetivo principal de la promoción es atraer a visitantes, espectadores o ambos al evento. Un partido de fútbol sin público siempre es decepcionante al igual que un partido de tenis con solo la mitad del número esperado de asistentes. Por lo tanto, es esencial que los esfuerzos de muchas personas durante muchos meses este coordinado para organizar un evento especial.
La promoción también es importante para el patrocinador. El objetivo del patrocinador es lograr la mayor exposición posible de su nombre, logotipo y otras propiedades. Los patrocinadores, por lo tanto tienen un gran interés en la promoción previa al evento y en la promoción que se puede lograr en el día a través de la construcción y activación de marca.
La promoción también es importante para el organizador, meeting planner o event planner ya que el fin principal es atraer a una multitud ese día. Un evento bien promocionado aumenta la credibilidad sobre el comité organizador. Esta es una razón principal por la cual los eventos especiales son importantes.
Lograr un objetivo de asistencia al evento, no solo es bueno para la atmósfera en si, sino que a menudo es un componente crítico que determina el éxito financiero del evento. Los empresarios o productores del evento requieren los ingresos obtenidos de la asistencia de los espectadores o los honorarios de los participantes para pagar los gastos del evento. Cualquier déficit en los ingresos esperados puede tener un efecto desastroso el evento. Existen numerosos casos de organizaciones deportivas y entretenimiento que han sufrido pérdidas financieras como resultado de organizar un evento.
La promoción es una parte primordial en la gestión de eventos, como tal merece recursos humanos y financieros adecuados. El nombramiento de un productor general, gerente o coordinador de promoción es una estrategia de lo mas sensata.
Algunas sugerencias para la correcta promoción de eventos serían:
El uso de las redes sociales (Facebook, Twitter, LinkedIn, etc.) ahora se considera una estrategia “imprescindible” para promocionar cualquier evento. Sin embargo, hay mucho que aprender para hacer un buen uso del poder de promoción de las redes sociales. Aún estamos innovando.
La publicidad pagada off line incluye las formas tradicionales de publicidad: periódico, revistas, radio, televisión, outdoor. Sin embargo, muchos eventos pueden beneficiarse enormemente al emplear estrategias publicitarias locales, por ejemplo banners afuera del venue en calles principales. Acciones especiales previas para regalar algunas cortesías a través de radio, centros comerciales, etc.
Los organizadores a menudo se desilusionan cuando el resultado de sus esfuerzos de promoción no es el deseado. Un concepto clave a considerar es que las decisiones de “comprar” un bien o un servicio son generalmente el resultado de la exposición repetida a mensajes promocionales. Elegir asistir a un evento es una forma de decidir comprar. Los posibles compradores necesitan una exposición repetida a la información y mensajes promocionales sobre el evento. Con cada exposición, las actitudes e intenciones de compra del cliente potencial pueden cambiar. Por lo tanto, es vital que los organizadores de eventos planifiquen múltiples estrategias promocionales y utilicen estas estrategias en una campaña bien orquestada.
Escrito por: Ricardo Magaña, Director de BTL GrupoMap
