Planeación Estratégica en Event Experience

En estos días es muy común escuchar acerca del término experiencias. En realidad no es nuevo, sin embargo, así como el BTL ha tenido sus épocas de oro, es ahora en donde cambia el nombre del juego a experiencias.

Todo en la vida son experiencias, son aprendizajes o pasajes que has tenido para poderlos aplicar en tu vida. Ahora bien, este tema que parece nuevo, siempre ha estado presente, siempre que hemos platicado nuestras experiencias, ya sean negativas o positivas siempre son compartidas y de eso trata el concepto en si.

Una investigación desarrollada por el Grupo Temkin determinó que muy pocos consumidores comparten sus experiencias con el servicio al cliente a través de redes sociales. El informe se basó en la opinión de 6 mil consumidores. Por lo tanto, es primordial hacer una buena planeación de la experiencia, nada tiene que fallar, todo tiene que ser exacto, cada detalle. Ahora bien, la planeación es muy importante, ya que en este negocio dependemos de terceros, de compañías, de seres humanos, por lo tanto, son muchas variables a tomar en cuenta en un evento. También es importante dejar a los expertos el tema, siempre escucho esta frase : “ustedes son los expertos.”

Un ejemplo de esto es el caso de Road 2 the Bowl con Dodge,  el proyecto de experiencia fue principalmente de awareness y para generar una base de datos que permitiera seleccionar a los 5 ganadores  y un influencer para viajar a Houston al Super Bowl LI. Se presentaron las siguientes etapas de planeación de la experiencia:

1. Las etapas de comunicación del Road Trip de Road 2 the Bowl
2. Los formatos y las ejecuciones por etapa y por red durante el road trip.
3. Comunicación alrededor de los autos Dodge México
4. Extensión de la experiencia del Super Bowl dentro de los fans de RRSS de Dodge México y nuevos usuarios digitales.
5. Atracción de nuevos usuarios a las RRSS de Dodge México a partir de la comunicación sobre el Super Bowl.

Tomando como principio la planeación estratégica, algunos puntos importantes en el desarrollo de la misma son:

1. Análisis externo: Consiste en analizar las diferentes fuerzas o factores que puedan existir en el entorno de la experiencia, con el fin de conocer los acontecimientos, cambios y tendencias que suceden en éste. Realizar un análisis externo tiene como objetivo detectar oportunidades que podrían beneficiar al evento y amenazas que podrían perjudicarla, y así poder establecer objetivos, y posteriormente formular estrategias, que permitan aprovechar dichas oportunidades o hacer frente a dichas amenazas.
2. Establecimiento de objetivos: Se deben establecer objetivos que permitan aprovechar las oportunidades o hacer frente a las amenazas y capitalizar las fortalezas o superar las debilidades, pero que a la vez ayuden a alcanzar el objetivo del proyecto.
3. Diseño de la experiencia: El proceso de la planeación estratégica suele culminar con la etapa del diseño de la experiencia; sin embargo, en ocasiones también se considera a la etapa de implementación de las estrategias como parte de ésta, ya que de nada sirve formular estrategias, si éstas no se ponen en práctica.

El diseño de la experiencia consiste en poner en práctica los planes estratégicos previamente diseñados (por ejemplo, hacer efectivo la distribución de los recursos y el nombramiento de los encargados y responsables de implementar las experiencia) además de realizar otras actividades necesarias para la implementación.

En conclusión, muchos de los proyectos de event experience necesitan de una correcta planeación, tiempo de ello y sobre todo trabajo en equipo tanto de parte del cliente como de la agencia, el siempre compartir los planes desde un principio a las personas correctas llevará a un éxito rotundo. Una cuestión más, hay que atreverse, retar a la marca a ser diferente, sino la competencia lo hará. Hacer que las cosas sucedan. #ModeOn.